Gestão Documental
Da Gestão de Expediente à Gestão Integrada de Informação
A gestão de informação é um processo determinante para o bom desempenho de qualquer empresa e o reflexo directo da sua organização interna.
Neste processo estão envolvidos volumes de informação que crescem exponencialmente, o que potencia o aumento da perda de informação, a dificuldade em aceder rapidamente e com êxito à informação pretendida e os custos inerentes a estes factores.
Os sistemas tecnológicos de informação, aliados a uma eficaz gestão da informação, contribuem significativamente para o sucesso das organizações e para o próprio modelo de gestão, apresentando vantagens como:
- o aumento da produtividade dos recursos humanos envolvidos;
- a garantia do cumprimento de regras, medindo a eficiência dos recursos;
- a testagem da validade das normas face aos procedimentos correntes;
- a transmissão de novas orientações de gestão.
As nossas soluções de Gestão Documental permitem fazer uma gestão eficaz dos fluxos informacionais de qualquer organização.
Apoiados por uma plataforma tecnológica de informação inteiramente desenvolvida para o efeito, que permite reduzir custos e obter ganhos significativos de eficiência e eficácia, os nossos sistemas de Gestão Documental são gerados de acordo com os requisitos e as necessidades de cada organização. São também permanentemente actualizados face a solicitações acrescidas de alterações, à introdução de nova informação ou a mudanças legislativas.
Os módulos de Gestão Documental tanto podem funcionar unicamente enquanto solução central de registo de correspondência, onde toda a documentação é centralizada pelo serviço de expediente e de arquivo, como também podem salvaguardar o registo mais abrangente e eficaz da informação da organização, de forma a responder com êxito a todos os desafios actuais.
Funcionalidades - Uma solução integrada, flexível e tecnologicamente avançada
A Gestão Documental permite fazer o registo, a classificação e a consulta de toda a informação produzida e em circulação num organismo, englobando uma série de funcionalidades gerais:
- Registo de documentos externos e internos
- Classificação temática de documentos
- Classificação de documentos de acordo com um plano de classificação
- Indexação temática de documentos
- Anexação de ficheiros
- Criação de documentos a partir de templates
- Gestão de versões de documentos
- Determinação de prazos de conservação
- Encaminhamento de documentos (ad hoc)
- Encaminhamento de documentos (workflows)
- Assinatura electrónica de documentos e despachos (Cartão do Cidadão)
- Controlo de Prazos
- Agregação de documentos em processos
- Exportação de informação
- Produção de listagens e relatórios
- Restrição de acesso aos documentos (perfil, unidade orgânica, nível de confidencialidade)
- Gestão de ausências
- Mecanismos de alertas e notificações
- Motor de Pesquisa
Vantagens
- Desmaterialização de processos
Registo, digitalização, circulação e armazenamento de documentos em formato electrónico.
- Redução dos custos
Introdução, tratamento e processamento automáticos da informação, sem necessidade de duplicação de documentos.
- Protecção física dos documentos originais
- Pesquisa e disponibilização rápida da informação
Resolução dos problemas de recuperação de informação
Distribuição e localização imediata de processos em qualquer altura e lugar
Cruzamento de informação.
- Actualização constante da informação disponível
- Uniformização do tratamento da informação
- Maior segurança
O acesso aos documentos e processos é limitado, variando consoante o perfil do utilizador e mediante a introdução de uma palavra-chave, o que facilita o controlo de acessos.
- Melhoria dos fluxos de trabalho
Tratamento de processos com maior celeridade e controlo na circulação para tomadas de decisão, o que aumenta a produtividade e origina significativas melhorias na gestão de recursos.
- Gestão mais eficiente
Percepção correcta e actualizada, por meio de indicadores de gestão, do trabalho efectuado pelo organismo.
- Qualidade dos serviços prestados
Ao promover o maior desempenho de toda a organização, o controlo de prazos e a integridade da informação, este sistema melhora a qualidade do serviço prestado ao cliente.
- Melhor relacionamento com os clientes
O acompanhamento eficaz dos processos garante a transparência da execução processual e da informação transmitida ao cliente.
- Capacidade de integração
Todos os módulos de Gestão Documental podem ser integrados entre si e com as restantes soluções, permitindo a partilha de informação e a homogeneização de procedimentos.
Arquitetura da Solução
Os módulos estão divididos por conjuntos de complexidade progressiva, que permitem que os sistemas sejam bastante flexíveis, abrangendo desde a até aos sistemas complexos de de um organismo.
| |
